Cách cư dân bầu ban quản trị chung cư?

CÁCH CƯ DÂN BẦU BAN QUẢN TRỊ CHUNG CƯ

Ban quản trị chung cư là tổ chức đại diện cho quyền lợi của cư dân, có vai trò giám sát, phối hợp với ban quản lý trong việc vận hành, bảo trì và sử dụng các quỹ chung. Việc bầu ban quản trị không chỉ là thủ tục mang tính pháp lý, mà còn là cơ sở để cư dân cùng nhau xây dựng một môi trường sống minh bạch, văn minh và ổn định. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình bầu cử, điều kiện ứng cử hay cách thức tổ chức hội nghị nhà chung cư. Đoạn giới thiệu dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách cư dân tham gia bầu ban quản trị, cũng như những lưu ý quan trọng để đảm bảo quyền lợi của mình trong tập thể cư dân.

I. Điều kiện tổ chức hội nghị bầu ban quản trị

1. Tòa nhà chung cư đã được bàn giao đưa vào sử dụng

• Hội nghị bầu Ban quản trị chỉ được tổ chức khi tòa nhà chung cư đã hoàn thành xây dựng, được chủ đầu tư bàn giao cho cư dân hoặc tổ chức quản lý, và có ít nhất 50% số căn hộ trong tòa nhà đã có chủ sở hữu hợp pháp. Đây là điều kiện tiên quyết để đảm bảo đại diện Ban quản trị phản ánh đúng ý chí của phần lớn cư dân.

• Nếu tòa nhà chưa đủ tỷ lệ này, việc tổ chức hội nghị bầu Ban quản trị có thể chưa được tiến hành, hoặc được tổ chức theo phương án khác theo quy định.

2. Chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức hội nghị lần đầu

• Theo quy định, chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư để bầu Ban quản trị trong vòng 12 tháng kể từ ngày bàn giao nhà cho cư dân.

• Nếu chủ đầu tư không tổ chức hoặc tổ chức không đảm bảo quy trình, cư dân hoặc UBND phường/xã có thể đề nghị cơ quan có thẩm quyền tổ chức hội nghị.

3. Số lượng người tham dự hội nghị

• Hội nghị được tiến hành khi có sự tham dự của ít nhất 50% tổng số chủ sở hữu căn hộ (hoặc người đại diện hợp pháp theo ủy quyền) trong tòa nhà.

• Nếu không đủ số lượng người tham dự theo quy định, hội nghị cần được hoãn lại và tổ chức vào ngày khác theo lịch trình phù hợp để đảm bảo đủ điều kiện.

4. Thông báo về việc tổ chức hội nghị

• Chủ đầu tư hoặc đơn vị tổ chức hội nghị phải gửi thông báo mời họp đến toàn bộ cư dân và chủ sở hữu căn hộ ít nhất 7 ngày trước ngày diễn ra hội nghị.

• Thông báo cần nêu rõ: Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị. Nội dung, chương trình làm việc. Quy trình bầu cử Ban quản trị. Thông tin về ứng viên đề cử hoặc tự ứng cử.

• Việc thông báo cần đảm bảo đến tận tay từng cư dân hoặc qua các phương tiện chính thức như thư điện tử, bảng tin tòa nhà, mạng nội bộ cư dân…

5. Chuẩn bị tài liệu và danh sách ứng viên

• Ban tổ chức cần chuẩn bị: Danh sách chủ sở hữu căn hộ hợp pháp (cập nhật mới nhất). Dự thảo quy chế hoạt động của Ban quản trị. Danh sách ứng viên Ban quản trị (do cư dân đề cử hoặc tự ứng cử). Phiếu bầu kín và các tài liệu phục vụ cho việc bầu cử minh bạch, công bằng.

6. Địa điểm và điều kiện tổ chức hội nghị

• Hội nghị cần được tổ chức tại địa điểm thuận tiện, có sức chứa phù hợp với số lượng người tham dự.

• Đảm bảo điều kiện về trang thiết bị phục vụ (âm thanh, ánh sáng, chỗ ngồi, bàn ghi danh) để tiến hành các thủ tục bầu cử hiệu quả.

II. Thành phần tham dự hội nghị

1. Chủ sở hữu căn hộ

• Đây là thành phần quan trọng và chủ yếu tham gia hội nghị.

• Mỗi chủ sở hữu căn hộ có quyền tham dự trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác tham gia thay.

• Chủ sở hữu được hưởng đầy đủ các quyền lợi như phát biểu, đề xuất ý kiến, biểu quyết và bầu Ban quản trị.

• Số phiếu biểu quyết được tính theo số căn hộ sở hữu, mỗi căn hộ có một phiếu bầu duy nhất (bất kể diện tích căn hộ hay số người cư trú).

• Trong trường hợp căn hộ thuộc sở hữu chung của nhiều người, các đồng sở hữu thỏa thuận chọn một người đại diện để tham gia và biểu quyết.

2. Người đại diện theo ủy quyền

• Nếu chủ sở hữu không thể tham dự trực tiếp vì lý do cá nhân, công tác, đi xa… có thể ủy quyền bằng văn bản cho người khác tham dự thay.

• Giấy ủy quyền cần thể hiện rõ: Thông tin người ủy quyền (chủ sở hữu). Thông tin người được ủy quyền. Nội dung ủy quyền cụ thể (tham dự, biểu quyết, bầu cử…).

• Người được ủy quyền phải xuất trình giấy ủy quyền hợp lệ khi tham gia hội nghị.

• Người đại diện theo ủy quyền có đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ như chủ sở hữu căn hộ.

3. Chủ đầu tư hoặc đại diện chủ đầu tư

• Chủ đầu tư có quyền tham dự hội nghị nhà chung cư, đặc biệt là trong hội nghị lần đầu khi tòa nhà mới được bàn giao và chưa có Ban quản trị.

• Nếu chủ đầu tư vẫn còn giữ quyền sở hữu căn hộ hoặc phần sở hữu chung trong chung cư, họ có quyền biểu quyết tương ứng với phần sở hữu đó.

• Chủ đầu tư không được phép can thiệp hoặc chi phối trái phép quá trình bầu Ban quản trị, đảm bảo tính minh bạch và độc lập của cư dân.

• Trong các kỳ bầu Ban quản trị tiếp theo, chủ đầu tư thường không tham gia hoặc không còn quyền biểu quyết nếu đã chuyển nhượng toàn bộ căn hộ.

4. Ban quản trị cũ (nếu có)

• Ban quản trị nhiệm kỳ trước hoặc hiện tại có trách nhiệm tham gia hội nghị để: Báo cáo tình hình quản lý, tài chính. Trình bày các hoạt động đã thực hiện và các vấn đề còn tồn đọng. Hỗ trợ tổ chức, điều hành hội nghị theo yêu cầu của cư dân hoặc chủ trì hội nghị nếu được ủy nhiệm. Bàn giao tài liệu, hồ sơ và trách nhiệm cho Ban quản trị mới được bầu.

• Ban quản trị cũ có quyền biểu quyết nếu vẫn là chủ sở hữu căn hộ.

5. Đơn vị quản lý vận hành chung cư

• Đơn vị quản lý chuyên nghiệp (nếu đã có hợp đồng) được mời tham dự hội nghị để: Báo cáo công tác quản lý, vận hành, bảo trì. Trả lời các câu hỏi, giải đáp thắc mắc của cư dân liên quan đến vận hành chung cư.

• Tuy nhiên, đơn vị quản lý vận hành không có quyền biểu quyết hoặc tham gia bầu Ban quản trị để đảm bảo tính khách quan và tránh xung đột lợi ích.

III. Trình tự bầu Ban quản trị

1. Chuẩn bị trước khi bầu cử

• Thông báo về thời gian, địa điểm, nội dung bầu Ban quản trị được gửi đến tất cả chủ sở hữu căn hộ ít nhất 10 ngày trước ngày tổ chức hội nghị.

• Chuẩn bị danh sách ứng cử viên Ban quản trị, các biểu mẫu bỏ phiếu, phiếu bầu, thùng phiếu kín.

• Thành lập Ban kiểm phiếu, gồm các thành viên không ứng cử, có trách nhiệm tổ chức, kiểm đếm phiếu và công bố kết quả bầu cử.

2. Tổ chức hội nghị và giới thiệu ứng cử viên

• Chủ trì hội nghị hoặc người được ủy quyền giới thiệu thành phần tham dự, chương trình hội nghị.

• Ứng cử viên Ban quản trị trình bày ngắn gọn về bản thân, chương trình hành động nếu trúng cử.

• Cư dân có quyền đặt câu hỏi hoặc trao đổi ý kiến với ứng cử viên.

3. Bỏ phiếu bầu Ban quản trị

• Phiếu bầu được phát cho mỗi chủ sở hữu hoặc người đại diện theo ủy quyền khi đăng ký tham gia.

• Bỏ phiếu theo hình thức bỏ phiếu kín để đảm bảo tính khách quan, minh bạch.

• Mỗi căn hộ có một phiếu bầu duy nhất.

• Ứng cử viên có thể được bầu cho từng vị trí cụ thể (Trưởng ban, Phó ban, Ủy viên) hoặc theo danh sách tập thể Ban quản trị.

4. Kiểm phiếu và công bố kết quả

• Ban kiểm phiếu thu thập, kiểm đếm phiếu ngay tại hội nghị.

• Kết quả bầu cử được công bố công khai ngay sau khi kiểm phiếu xong.

• Người trúng cử phải đạt được số phiếu đồng thuận tối thiểu trên 50% tổng số phiếu hợp lệ.

• Trong trường hợp không có ứng viên nào đạt tỷ lệ này, có thể tổ chức bầu cử lại hoặc theo quy định riêng tại điều lệ chung cư.

5. Lập biên bản kết quả bầu cử

• Biên bản ghi rõ danh sách thành viên Ban quản trị trúng cử, số phiếu từng người nhận được.

• Biên bản được ký bởi Chủ tọa, Thư ký hội nghị và các thành viên Ban kiểm phiếu.

• Biên bản này là cơ sở pháp lý để UBND phường/xã công nhận Ban quản trị mới.

6. Nộp hồ sơ công nhận Ban quản trị

• Chủ trì hội nghị hoặc Ban quản trị mới chuẩn bị hồ sơ gồm: Đơn đề nghị công nhận Ban quản trị. Biên bản hội nghị và biên bản bầu cử. Danh sách thành viên Ban quản trị trúng cử. Bản sao giấy tờ tùy thân của các thành viên Ban quản trị.

• Nộp hồ sơ lên UBND phường/xã nơi chung cư tọa lạc để được xem xét, cấp quyết định công nhận trong vòng 15 ngày làm việc.

IV. Sau khi bầu xong Ban quản trị

1. Lập biên bản và công bố kết quả

• Ngay sau khi hoàn tất bầu cử, hội nghị cần lập biên bản ghi nhận kết quả bầu Ban quản trị với đầy đủ thông tin về số phiếu bầu, danh sách thành viên trúng cử, và các quyết định liên quan.

• Biên bản này phải được ký xác nhận bởi chủ tọa hội nghị, thư ký, đại diện cư dân và nếu có, đại diện chính quyền địa phương tham dự.

• Kết quả bầu cử được công bố công khai với toàn thể cư dân để đảm bảo minh bạch, tránh tranh chấp.

2. Ban quản trị họp phiên đầu tiên

• Ban quản trị sau khi được bầu sẽ tiến hành họp phiên đầu tiên để: Bầu chọn Trưởng ban, Phó ban và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Thảo luận, thông qua các quy chế hoạt động nội bộ và kế hoạch công tác ngắn hạn.

• Cuộc họp này nhằm thiết lập bộ máy hoạt động hiệu quả, rõ ràng ngay từ đầu.

3. Đăng ký Ban quản trị với cơ quan nhà nước

• Ban quản trị được thành lập phải được đăng ký công nhận tư cách pháp nhân tại UBND cấp quận/huyện nơi có chung cư.

• Chủ đầu tư hoặc Ban quản trị có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ đăng ký, bao gồm: Biên bản bầu cử, quy chế hoạt động, danh sách thành viên, các giấy tờ pháp lý liên quan.

• Sau khi được cấp con dấu và giấy chứng nhận tư cách pháp nhân, Ban quản trị mới chính thức hoạt động hợp pháp.

4. Bàn giao, tiếp nhận và phối hợp với chủ đầu tư, đơn vị quản lý

• Ban quản trị mới được bàn giao hồ sơ, tài liệu quản lý, vận hành chung cư từ chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý trước đó.

• Thực hiện ký kết hợp đồng quản lý, vận hành với đơn vị cung cấp dịch vụ (nếu có).

• Phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan để tiếp tục duy trì vận hành tòa nhà ổn định, đảm bảo quyền lợi cư dân.

5. Báo cáo và truyền thông đến cư dân

• Ban quản trị có trách nhiệm thông báo rộng rãi về sự thành lập và cơ cấu Ban quản trị đến toàn thể cư dân.

• Định kỳ tổ chức các cuộc họp, báo cáo công khai tình hình quản lý, tài chính, công việc đã và đang thực hiện.

• Lắng nghe, tiếp nhận ý kiến, phản hồi từ cư dân để nâng cao hiệu quả quản lý, củng cố sự đồng thuận, tin tưởng.

V. Yêu cầu đối với ứng viên ban quản trị

1. Pháp lý và tư cách

• Chủ sở hữu căn hộ hoặc đại diện hợp pháp: Ứng viên phải là chủ sở hữu căn hộ hợp pháp trong chung cư hoặc được chủ sở hữu ủy quyền hợp pháp tham gia Ban quản trị. Điều này nhằm đảm bảo ứng viên có quyền lợi và trách nhiệm liên quan trực tiếp đến tòa nhà.

• Năng lực hành vi dân sự đầy đủ: Ứng viên không thuộc diện mất năng lực hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật. Điều này giúp đảm bảo ứng viên có thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ liên quan một cách hợp pháp.

• Không bị cấm đảm nhiệm chức vụ: Ứng viên không đang trong thời gian bị cấm đảm nhiệm các chức vụ quản lý hoặc điều hành do pháp luật quy định.

• Không trong quá trình bị truy cứu trách nhiệm hình sự: Người đang bị điều tra, truy tố hoặc xét xử hình sự không được ứng cử để đảm bảo tính minh bạch, trong sạch của Ban quản trị.

2. Phẩm chất đạo đức và uy tín

• Trung thực và công bằng: Ứng viên cần có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực trong lời nói và hành động, tôn trọng pháp luật và công bằng với tất cả các cư dân.

• Được cộng đồng tín nhiệm: Ứng viên cần được đa số cư dân tin tưởng, đánh giá cao về thái độ và cách xử lý công việc.

• Có tinh thần trách nhiệm cao: Sẵn sàng nhận và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, vì lợi ích chung của cộng đồng cư dân.

• Không có tiền án, tiền sự: Ứng viên không có tiền án, tiền sự hoặc các hành vi gây ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín Ban quản trị.

3. Năng lực chuyên môn và kinh nghiệm

• Hiểu biết về pháp luật nhà ở: Ứng viên cần có kiến thức cơ bản về Luật Nhà ở, quy định về quản lý vận hành chung cư, các văn bản pháp luật liên quan.

• Kỹ năng quản lý: Có kinh nghiệm hoặc kiến thức về quản lý chung cư, quản lý tài chính, bảo trì kỹ thuật, an ninh hoặc các lĩnh vực liên quan.

• Kỹ năng làm việc nhóm: Biết phối hợp, làm việc hiệu quả với các thành viên Ban quản trị và cư dân.

• Khả năng giải quyết vấn đề: Có khả năng xử lý kịp thời các tình huống phát sinh trong quản lý, đảm bảo hoạt động chung cư ổn định, an toàn.

• Ưu tiên ứng viên có chuyên môn: Các lĩnh vực như kỹ thuật xây dựng, quản lý tài chính, luật pháp hoặc có kinh nghiệm làm việc trong các tổ chức quản lý vận hành.

4. Cam kết trách nhiệm

• Tham gia đầy đủ các cuộc họp và hoạt động Ban quản trị: Ứng viên phải cam kết dành thời gian, công sức cho các nhiệm vụ quản lý, vận hành chung cư.

• Thực hiện đúng quy định pháp luật: Cam kết tuân thủ Luật Nhà ở, các nghị định, quy định về quản lý chung cư và quyết định của hội nghị nhà chung cư.

• Bảo vệ quyền lợi chung: Luôn đặt lợi ích chung cư và cư dân lên trên quyền lợi cá nhân hoặc nhóm.

• Bảo mật thông tin: Cam kết giữ bí mật các thông tin liên quan đến cư dân, tài chính và các vấn đề nội bộ khác của chung cư.

• Phối hợp với các bên liên quan: Hợp tác tốt với chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành và các cơ quan chức năng khi cần thiết.

5. Kỹ năng giao tiếp và hòa giải

• Giao tiếp hiệu quả: Ứng viên cần có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, lắng nghe ý kiến của cư dân và các bên liên quan.

• Giải quyết mâu thuẫn: Có kỹ năng hòa giải các tranh chấp, mâu thuẫn nội bộ một cách khéo léo, xây dựng không khí đoàn kết.

• Tư duy xây dựng: Luôn tìm kiếm các giải pháp cải thiện chất lượng sống, bảo trì, nâng cao hiệu quả quản lý vận hành.

• Tinh thần hợp tác: Sẵn sàng làm việc tập thể, phối hợp với các thành viên Ban quản trị và cư dân để đạt mục tiêu chung.