Có nên thuê dịch vụ quản lý chuyên nghiệp cho chung cư?

CÓ NÊN THUÊ DỊCH VỤ QUẢN LÝ CHUYÊN NGHIỆP CHO CHUNG CƯ

Việc vận hành một tòa chung cư đòi hỏi sự chuyên môn và tổ chức bài bản, từ an ninh, vệ sinh, bảo trì kỹ thuật đến chăm sóc cư dân. Chính vì vậy, ngày càng nhiều chung cư lựa chọn thuê đơn vị quản lý chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định và minh bạch. Tuy nhiên, một số cư dân vẫn băn khoăn về chi phí, hiệu quả và mức độ phù hợp của các đơn vị này với nhu cầu thực tế. Vậy có nên thuê dịch vụ quản lý chuyên nghiệp cho chung cư hay không? Đoạn giới thiệu sau sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò của đơn vị quản lý và những lợi ích cũng như lưu ý khi đưa ra quyết định này.

I. Dịch vụ quản lý chung cư chuyên nghiệp là gì?

1. Định nghĩa

• Dịch vụ quản lý chung cư chuyên nghiệp là dịch vụ do một công ty chuyên trách thực hiện, nhằm vận hành, bảo trì, bảo vệ, quản lý tài chính và chăm sóc cuộc sống của cư dân tại một tòa nhà hoặc cụm tòa nhà chung cư. Các công ty này hoạt động dựa trên hợp đồng ký kết với Ban quản trị chung cư hoặc chủ đầu tư, theo đúng các quy định của pháp luật Việt Nam.
• Đơn vị quản lý chuyên nghiệp giúp thay thế cư dân trong việc xử lý các công việc hàng ngày và chuyên môn cao, đảm bảo tòa nhà vận hành an toàn, hiệu quả và bền vững theo thời gian.

2. Phạm vi công việc cụ thể

• Quản lý kỹ thuật: Theo dõi, bảo trì định kỳ và sửa chữa hệ thống: Điện chiếu sáng, điện sinh hoạt. Hệ thống cấp thoát nước. Hệ thống thang máy, máy phát điện Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC). Hệ thống camera an ninh, kiểm soát ra vào. Vận hành phòng kỹ thuật tòa nhà 24/7. Đảm bảo công tác kiểm định, nghiệm thu, hồ sơ kỹ thuật theo quy định pháp luật
• Quản lý an ninh – bảo vệ: Tổ chức đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp trực 24/24h. Kiểm soát người ra vào, phương tiện, khách vãng lai. Giám sát camera, xử lý các tình huống khẩn cấp hoặc bất thường. Phối hợp với công an địa phương khi có yêu cầu
• Vệ sinh và cảnh quan: Làm sạch khu vực công cộng như hành lang, sảnh, thang máy, nhà vệ sinh chung. Thu gom và xử lý rác thải đúng quy định. Duy trì cảnh quan: cây xanh, sân vườn, hồ nước (nếu có)
• Quản lý tài chính – hành chính: Thu phí dịch vụ, phí gửi xe, phí bảo trì (nếu được ủy quyền). Lập và công khai báo cáo thu chi hàng tháng/quý/năm. Chuẩn bị văn bản, báo cáo gửi cơ quan chức năng. Lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý, kỹ thuật của tòa nhà
• Chăm sóc cư dân – dịch vụ khách hàng: Thiết lập bộ phận tiếp nhận phản ánh, khiếu nại. Tổ chức ứng dụng cư dân để cư dân gửi yêu cầu, theo dõi chi phí, nhận thông báo. Hỗ trợ cư dân trong việc đăng ký tạm trú, cấp giấy tờ, bảo trì thiết bị trong căn hộ (nếu có)
• Tổ chức sự kiện, văn hóa cộng đồng (tuỳ chọn): Tổ chức các hoạt động: lễ Tết, Trung thu, Noel, các hoạt động giao lưu cộng đồng cư dân. Phối hợp với Ban quản trị trong việc xây dựng văn hóa sống văn minh

3. Mô hình tổ chức của một công ty quản lý chuyên nghiệp

• Giám đốc tòa nhà / Quản lý vận hành: Chịu trách nhiệm tổng thể, làm đầu mối liên hệ với Ban quản trị và cư dân.

• Bộ phận kỹ thuật: Phụ trách hệ thống máy móc, kỹ thuật và xử lý sự cố.

• Bộ phận an ninh (bảo vệ): Trực ca 24/7, kiểm soát an ninh.

• Bộ phận vệ sinh: Làm sạch khu vực công cộng.

• Bộ phận kế toán – hành chính: Ghi nhận thu chi, lập báo cáo, quản lý hồ sơ.

• Bộ phận chăm sóc khách hàng (CSKH): Tiếp nhận phản ánh, hỗ trợ cư dân.

4. Cơ sở pháp lý

• Luật Nhà ở 2014 (Chương VI – Quản lý sử dụng nhà chung cư)

• Nghị định 99/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Nhà ở

• Thông tư 02/2016/TT-BXD và Thông tư 06/2019/TT-BXD quy định chi tiết việc quản lý, sử dụng nhà chung cư

• Quyết định của UBND tỉnh/thành phố về mức phí dịch vụ trần (nếu có)

II. Lợi ích khi thuê dịch vụ quản lý chuyên nghiệp

1. Nâng cao chất lượng vận hành tòa nhà

• Một tòa nhà chung cư hiện đại có thể bao gồm nhiều hệ thống kỹ thuật phức tạp: thang máy, hệ thống cấp thoát nước, điện, điều hòa không khí trung tâm, máy bơm cứu hỏa, hệ thống PCCC, camera an ninh, bãi xe thông minh… Việc vận hành đồng bộ các hệ thống này đòi hỏi kiến thức chuyên môn sâu và quy trình bài bản.
• Lợi ích cụ thể: Giảm thiểu sự cố: Ví dụ, thang máy hỏng giữa giờ cao điểm có thể gây bức xúc lớn cho cư dân. Đơn vị chuyên nghiệp có kế hoạch bảo trì định kỳ để phòng tránh tình huống này. Phản ứng nhanh khi có sự cố: Họ có đội ngũ kỹ thuật thường trực, luôn sẵn sàng xử lý sự cố như rò rỉ nước, chập điện, tắc cống…

2. Đảm bảo an ninh, an toàn và vệ sinh môi trường

• Môi trường sống an toàn và sạch sẽ là yêu cầu cơ bản tại bất kỳ chung cư nào. Một đơn vị quản lý chuyên nghiệp luôn có hệ thống vận hành rõ ràng, với đội ngũ bảo vệ, vệ sinh, cảnh quan được đào tạo và giám sát chặt chẽ.
• Lợi ích cụ thể: An ninh 24/7: Gắn camera tại các khu vực trọng yếu, chấm công nhân viên bảo vệ theo ca, kiểm soát chặt chẽ người ra vào (kể cả dịch vụ giao hàng, xe công nghệ). Vệ sinh định kỳ và chất lượng: Vệ sinh sảnh, hành lang, thang máy, khu rác… đúng tiêu chuẩn; diệt côn trùng theo kế hoạch. Cảnh quan được chăm sóc: Cắt tỉa cây xanh, tưới nước, dọn lá… giữ không gian luôn xanh – sạch – đẹp.

3. Minh bạch tài chính và quản lý phí

• Một trong những vấn đề nhạy cảm tại các chung cư là quản lý tài chính – đặc biệt là phí quản lý và phí bảo trì. Việc thiếu minh bạch dễ gây nghi ngờ, mâu thuẫn giữa cư dân và ban quản trị.
• Lợi ích cụ thể: Áp dụng phần mềm quản lý tài chính, hiển thị công khai các khoản thu – chi hàng tháng. Cư dân có thể theo dõi hóa đơn điện nước, phí quản lý, phí giữ xe… trực tuyến. Có kiểm toán độc lập hoặc báo cáo tài chính định kỳ minh bạch.

4. Tăng giá trị tài sản và hình ảnh chung cư

• Một chung cư được quản lý bài bản, sạch sẽ, an ninh, dịch vụ tốt sẽ tạo ấn tượng mạnh với khách thuê hoặc người mua nhà.
• Lợi ích cụ thể: Giá bán hoặc cho thuê căn hộ cao hơn so với những nơi xuống cấp hoặc lộn xộn. Dễ thu hút các hộ dân văn minh, có thu nhập cao, giúp hình thành cộng đồng cư dân chất lượng. Nâng cao uy tín của chủ đầu tư hoặc ban quản trị, thuận lợi cho các dự án sau này.

5. Giảm xung đột, nâng cao tinh thần cộng đồng

• Tại nhiều chung cư, cư dân dễ bất đồng về các vấn đề như: đóng phí, phân bổ chỗ đậu xe, tiếng ồn, vật nuôi, sử dụng tiện ích chung… Nếu không có bên thứ ba điều phối, mâu thuẫn có thể leo thang.
• Lợi ích cụ thể: Đơn vị quản lý là trung gian, tiếp nhận và xử lý phản ánh chuyên nghiệp, có quy trình rõ ràng, khách quan. Tổ chức các buổi họp dân cư, lấy ý kiến tập thể một cách minh bạch. Định kỳ tổ chức các hoạt động cộng đồng: trung thu, Noel, hiến máu, ngày hội cư dân… gắn kết tình làng nghĩa xóm.

III. Một số hạn chế cần cân nhắc

1. Chi phí dịch vụ cao hơn so với tự quản

• Vấn đề: Đơn vị chuyên nghiệp thường tính phí dịch vụ theo tiêu chuẩn nhất định, có thể cao hơn mức cư dân quen đóng trước đó khi tự quản.

• Hệ quả: Một bộ phận cư dân có thu nhập thấp có thể phản đối, gây mâu thuẫn nội bộ. Phí dịch vụ cao nhưng nếu không đi kèm chất lượng tương xứng sẽ khiến cư dân mất lòng tin.

• Giải pháp: Cần công khai rõ ràng cơ cấu chi phí, minh bạch gói dịch vụ, có sự đồng thuận của cư dân trước khi ký hợp đồng.

2. Mâu thuẫn giữa cư dân và đơn vị quản lý

• Vấn đề: Nếu đơn vị quản lý hoạt động thiếu minh bạch, thiếu chuyên nghiệp hoặc thờ ơ với phản ánh của cư dân thì dễ dẫn đến mất niềm tin và xung đột.

• Tình huống thường gặp: Phản ánh bị chậm trễ hoặc không được giải quyết triệt để. Đơn vị tự ý quyết định mà không thông qua Ban quản trị hoặc cư dân. Chậm công khai tài chính, chi phí không rõ ràng.
• Giải pháp: Cần quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm trong hợp đồng và có cơ chế giám sát độc lập từ phía Ban quản trị hoặc tổ giám sát cư dân.

3. Phụ thuộc vào bên thứ ba

• Vấn đề: Khi mọi hoạt động vận hành đều giao cho bên thứ ba, chung cư trở nên phụ thuộc vào công ty quản lý. Nếu đơn vị ngừng hợp tác đột ngột hoặc làm việc thiếu trách nhiệm, có thể gây gián đoạn nghiêm trọng.

• Rủi ro phát sinh: Gián đoạn các dịch vụ thiết yếu như điện, nước, an ninh, vệ sinh. Khó khăn trong việc chuyển giao dữ liệu, tài liệu, hồ sơ vận hành cho đơn vị mới. Ràng buộc bởi các điều khoản chặt chẽ, khó đơn phương chấm dứt hợp đồng.
• Giải pháp: Cần lựa chọn đơn vị có uy tín, hợp đồng cần có điều khoản về quy trình chuyển giao, thời hạn thông báo, chế tài nếu đơn vị vi phạm nghĩa vụ.

4. Chất lượng dịch vụ không đồng đều giữa các công ty

• Vấn đề: Thị trường có rất nhiều công ty quản lý, từ những đơn vị lớn, có hệ thống bài bản đến các đơn vị nhỏ, thiếu kinh nghiệm.

• Rủi ro: Công ty nhỏ, thiếu năng lực có thể không đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật và quy trình vận hành hiện đại. Dễ xảy ra tình trạng “treo đầu dê bán thịt chó” – cam kết một đằng, làm một nẻo. Sử dụng nhân viên thiếu đào tạo, dẫn đến sự cố hoặc dịch vụ kém.

• Giải pháp: Ban quản trị cần khảo sát kỹ lưỡng, kiểm tra hồ sơ năng lực, tham khảo các dự án mà công ty đã quản lý trước đó.

5. Khó thay thế đơn vị quản lý khi phát sinh vấn đề

• Vấn đề: Việc thay thế đơn vị quản lý chuyên nghiệp không hề dễ dàng, do phải trải qua các bước pháp lý và tổ chức hội nghị cư dân để biểu quyết.

• Khó khăn thường gặp: Cư dân không đồng thuận hoặc không đủ tỷ lệ biểu quyết theo luật (≥50%). Đơn vị cũ gây khó khăn trong chuyển giao hồ sơ, tài liệu. Quá trình tìm đơn vị thay thế mất thời gian và công sức.
• Giải pháp: Ngay từ đầu cần lựa chọn kỹ đối tác quản lý, hợp đồng cần có điều khoản rõ ràng về điều kiện chấm dứt và chuyển giao.

IV. Khi nào nên thuê dịch vụ quản lý chuyên nghiệp?

1. Chung cư có quy mô trung bình đến lớn

• Số lượng căn hộ nhiều (trên 50 căn)

• Có nhiều tầng, nhiều block hoặc tháp

• Có bãi xe tầng hầm, sân thượng, hệ thống kỹ thuật phức tạp (thang máy, máy phát điện, PCCC, xử lý nước thải…)

• Có các tiện ích đi kèm như hồ bơi, phòng gym, khu sinh hoạt cộng đồng…

2. Khi cư dân không có đủ thời gian hoặc chuyên môn để tự quản

• Ban quản trị không có kinh nghiệm quản lý vận hành, xử lý kỹ thuật, quản lý tài chính…

• Cư dân bận rộn, ít người tham gia tích cực vào công tác quản lý chung cư

• Không thể duy trì đội ngũ kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh ổn định khi tự thuê

3. Khi chung cư từng tự quản nhưng phát sinh nhiều vấn đề

• Xung đột nội bộ cư dân do không đồng thuận cách quản lý

• Thiếu minh bạch tài chính, quỹ bảo trì bị sử dụng không rõ ràng

• Chất lượng dịch vụ giảm sút: vệ sinh không sạch, thang máy hỏng thường xuyên, bảo vệ làm việc thiếu trách nhiệm…

• Không xử lý kịp thời các sự cố kỹ thuật, gây mất an toàn

4. Khi có nhu cầu nâng cấp hình ảnh và giá trị tòa nhà

• Cần duy trì hình ảnh chuyên nghiệp, sạch đẹp để giữ chân cư dân, thu hút người mua hoặc thuê mới

• Cải thiện dịch vụ để tăng giá trị bất động sản trên thị trường

• Phù hợp với các tòa nhà chung cư cao cấp, chung cư có yếu tố thương mại, văn phòng

5. Khi chủ đầu tư bàn giao quản lý về cho cư dân

• Theo quy định của Luật Nhà ở, sau khi hoàn thành bàn giao, chủ đầu tư không còn chịu trách nhiệm vận hành, mà cư dân sẽ quyết định việc lựa chọn đơn vị quản lý.

• Nếu cư dân không tự tổ chức quản lý được, cần chủ động thuê một đơn vị độc lập, chuyên nghiệp để tiếp tục đảm bảo vận hành không gián đoạn.

6. Khi muốn xây dựng cộng đồng cư dân văn minh – gắn kết

• Cần tổ chức các hoạt động cộng đồng: lễ hội, sự kiện, thể thao, giao lưu…

• Muốn hình thành văn hóa ứng xử, quy ước nội bộ rõ ràng

• Cần bộ phận CSKH hỗ trợ cư dân mọi lúc

V. Lưu ý khi chọn đơn vị quản lý

1. Tư cách pháp nhân và năng lực pháp lý rõ ràng

• Đơn vị phải có giấy phép kinh doanh hợp pháp, trong đó ghi rõ ngành nghề “quản lý và vận hành nhà chung cư”.

• Cần kiểm tra xem doanh nghiệp có từng bị xử phạt, kiện cáo, hoặc bị cư dân khiếu nại tại các dự án khác không.

• Có thể yêu cầu các chứng chỉ hành nghề như: chứng chỉ quản lý vận hành tòa nhà do Bộ Xây dựng cấp.

2. Kinh nghiệm thực tế tại các dự án tương tự

• Nên ưu tiên các đơn vị đã từng quản lý các chung cư có quy mô, hạng mục, số lượng căn hộ tương đương với tòa nhà của bạn.

• Yêu cầu danh sách các dự án đã và đang quản lý, thông tin người liên hệ để tham khảo thực tế.

• Cần đánh giá cả mức độ hài lòng của cư dân tại những dự án đó.

3. Đội ngũ nhân sự chuyên môn và tổ chức rõ ràng

• Đơn vị cần có sơ đồ tổ chức rõ ràng: trưởng ban quản lý, kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh, hành chính…

• Nhân viên phải được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm vận hành hệ thống kỹ thuật, xử lý sự cố, quản trị cộng đồng.

• Nên yêu cầu sơ yếu lý lịch hoặc hồ sơ năng lực cá nhân của các vị trí chủ chốt sẽ trực tiếp làm việc tại chung cư.

4. Năng lực quản lý tài chính minh bạch

• Đơn vị cần có phần mềm quản lý hiện đại, công khai thu – chi, tự động thông báo phí cho cư dân.

• Cam kết báo cáo tài chính hàng tháng/quý rõ ràng cho ban quản trị và cư dân.

• Có cơ chế phối hợp với ban quản trị để kiểm soát dòng tiền, giám sát quỹ bảo trì, quỹ dự phòng…